Information

Repræsentantskabet (eller i nogle tilfælde generalforsamlingen) er boligorganisationens øverste myndighed. Det betyder, at repræsentantskabet har ansvar for boligorganisationens overordnede anliggender. Fx i forhold til økonomi, byggeri og valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer.

Boligorganisationen (kaldes også boligforeningen eller boligselskabet) ledes af en organisationsbestyrelse. Organisationsbestyrelsen er ansvarlig for driften og den daglige administration. Herunder også regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og udlejningen for boligorganisationens afdelinger.

Til at udføre disse opgaver antager organisationsbestyrelsen normalt et administrationsselskab. Din boligorganisation har valgt DAB (Dansk almennyttigt boligselskab) til at administrere jeres bolig.

Organisationsbestyrelsen vælges på et repræsentantskabsmøde eller en generalforsamling, hvor alle boligafdelinger kan være repræsenteret.

Flertallet i bestyrelsen skal være beboere i boligorganisationens afdelinger. Ofte består boligorganisationens bestyrelse af medlemmer fra afdelingsbestyrelserne.

Som minimum skal flertallet af medlemmerne af organisationsbestyrelsen vælges af den øverste myndighed (repræsentantskabet/generalforsamlingen). Formanden eller næstformanden skal være beboer i boligorganisationen.

Det overordnede økonomiske og juridiske ansvar for boligorganisationens handlinger ligger hos organisationsbestyrelsen. De skal sikre, at boligorganisationen handler forsvarligt og følger loven om almene boliger. Og naturligvis også andre relevante love, samt boligorganisationens vedtægter.
 
Organisationsbestyrelsen er blandt andet ansvarlig for:

• Budgetlægning
• Regnskabsaflæggelse
• Lejefastsættelse
• Udlejning

Repræsentantskabet kan desuden beslutte, at organisationsbestyrelsen også skal træffe andre beslutninger.
 
Organisationsbestyrelsen kan desuden blive bedt om at være ansvarlig for:

• Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber
• Køb/salg af afdelingers ejendomme
• Væsentlige forandringer af afdelingernes ejendomme
• Køb af grunde til nybyggeri
• Igangsættelse af nybyggeri

Organisationsbestyrelsens har ansvar for den praktiske gennemførelse af den administrations- og byggepolitik, som fastlægges af repræsentantskabet.

Som regel beder man et administrationsselskab om at stå for driften af boligorganisationen, byggevirksomheden, og boligadministrationen.

Det betyder, at organisationsbestyrelsen kan fokusere på det, som er vigtigst for den: At være beslutningstager i ledelsen af boligorganisationen. Dermed er det sådan, at organisationsbestyrelsen udstikker kursen for boligorganisationens udvikling. På den praktiske side vil det være sådan, at administrationsselskabet konkretiserer beslutningerne i driften og boligadministrationen.

Organisationsbestyrelsen kan ikke træffe beslutninger, hvor det er beboerne i afdelingerne, der har beslutningskompetencen. Men organisationsbestyrelsen har det økonomiske og juridiske ansvar, også for beslutninger som afdelingerne tager. Dermed er det sådan, at organisationsbestyrelsen og administrationsselskabet kan gribe ind, hvis der træffes beslutninger i afdelingerne, som strider mod lovgivningen eller boligorganisationens vedtægter. Organisationsbestyrelsen kan dog ikke nægte at udføre en beslutning taget i en afdeling, blot fordi organisationsbestyrelsen ikke finder beslutningen fornuftig eller hensigtsmæssig. Det kan være en god idé, at organisationsbestyrelsen formulerer spillereglerne for organisationsbestyrelsesmødet i en forretningsorden for organisationsbestyrelsen.

Organisationsbestyrelsen er boligselskabets ansvarlige ledelse. Det er organisationsbestyrelsen, der er såkaldt tegningsberettiget og derfor kan underskrive kontrakter og lånedokumenter mv. på vegne af både boligselskabet og -afdelingerne.

Som regel kan servicecenteret eller administrationsselskabet underskrive aftaler og kontrakter på organisationsbestyrelsens vegne, fordi bestyrelsen har givet såkaldt ”prokura” (fuldmagt) til administrationsselskaber.

I andre tilfælde – fx i forbindelse med tinglysning – er det nødvendigt, at organisationsbestyrelsens medlemmer selv underskriver. Ofte er det formanden eller næstformanden og yderligere ét medlem, der skal underskrive, men nogle gange er det nødvendigt, at hele bestyrelsen underskriver.

Når man er tegningsberettiget, skal man kunne dokumentere, hvem man er.

Du skal derfor være forberedt på, at du som medlem af organisationsbestyrelsen altid skal give administrationsselskabet kopi af gyldig billedlegitimation som pas eller kørekort samt kopi af gyldig cpr- og adresselegitimation som fx sundhedskort.

Kravet om legitimationsoplysninger gælder for alle medlemmer af organisationsbestyrelsen. Det er særligt bankerne og realkreditinstitutterne, der stiller krav om det, fordi de skal leve op til reglerne i ”hvidvaskloven”.

Dine legitimationsoplysninger vil naturligvis blive behandlet fortroligt og betryggende i overensstemmelse med Persondataforordningen (GDPR).

Hvis du ikke vil afgive de nødvendige legitimationsoplysninger, bør du nøje overveje, om du overhovedet ønsker at sidde i organisationsbestyrelsen. Manglende legitimation kan fx betyde, at der ikke kan hjemtages lån til renoveringsarbejder og nybyggeri i dit boligselskab, og det kan blive meget kostbart for jeres beboere.

Dirigenten har en vigtig rolle på afdelingsmødet. Det er en god idé, hvis bestyrelsen eller kundechefen mødes med dirigenten før mødet. Det kan fx ske som en del af mødeforberedelsen. Her kan dirigenten også blive sat godt ind i dagsordenens punkter og lære bestyrelsens holdninger at kende.

Afdelingsbestyrelsens medlemmer og suppleanter har normalt tavshedspligt omkring kendskab til beboeres personlige forhold. Tavshedspligt omkring personsager bør indarbejdes i afdelingsbestyrelsens forretningsorden.

Bestyrelsen kan i forretningsordenen beslutte at tilbyde suppleanterne at deltage i bestyrelsens møder. Suppleanter har dog ikke stemmeret til møderne.

Ved at deltage i møderne får suppleanterne en fornemmelse af, hvad bestyrelsesarbejdet handler om. Deltagelse gør dem bedre rustet til på et tidspunkt at blive bestyrelsesmedlemmer.

Det er vigtigt, at bestyrelsen er enig om, hvordan og hvor meget suppleanterne skal deltage. I er ikke forpligtet til at inddrage suppleanter, hvis I for eksempel tror, det kan skade jeres samarbejde.