Afdelingsbestyrelsen skal varetage beboernes interesser. Bestyrelsesmedlemmerne taler med administrationen og boligorganisationen og holder øje med livet i boligafdelingen.
Afdelingsbestyrelsen og det enkelte bestyrelsesmedlem skal varetage alles interesser. Målet er at få afdelingen til at fungere så godt som muligt. Man skal vide (og vise) at andre beboeres meninger er lige så meget værd som bestyrelsens.
”Fordi man sidder i bestyrelsen betyder det jo ikke, at man bestemmer mere end andre” (bestyrelsesmedlem).
Beboerne har mange forskellige interesser. Det betyder meget for stemningen i afdelingen, at afdelingsbestyrelsen har ”fingeren på pulsen”. Bestyrelsen skal forsøge at sætte sig i de andre beboeres sted.
En af afdelingsbestyrelsens opgaver er at følge med i livet i afdelingen. Der skal tages fat om de problemer, der opstår.
Afdelingsbestyrelsen kan fx bliver kontaktet af en beboer, som oplever problemer med naboen eller med trafikken på stierne. Eller afdelingsbestyrelsen kan selv blive opmærksom på nogle problemer, når de har deres daglige gang i afdelingen. Det kan være, når de er på rundtur for at tale med beboerne og se, hvordan det går med at få passet haverne.
Afdelingsbestyrelsen må gerne hjælpe med at løse problemer. Egentlige påtaler og advarsler er dog noget, boligorganisationen skal tage sig af.
Afdelingsbestyrelsen er beboernes dialog- og samarbejdspartner i tilfælde af problemer. Men det er boligorganisationen og administrationen, der spiller rollen som ”politibetjent”.
Det er ikke alle afdelinger, der har valgt en afdelingsbestyrelse. Hvis det er tilfældet, er det organisationsbestyrelsen, der skal klare afdelingsbestyrelsens opgaver. Herunder at indkalde til og afholde afdelingsmøde. I praksis løser administrationen opgaven.
Det er en god idé, at bestyrelsen har en forretningsorden. Den kan fx forklare, hvornår der indkaldes til møder, hvordan dagsordenen skal se ud, og hvordan opgaverne er fordelt i bestyrelsen.
Både i nye bestyrelser og ved nyvalg er det en god ide at vedtage en forretningsorden.
Boligorganisationens vedtægter bestemmer, at afdelingsbestyrelsen selv kan fastsætte forretningsordenen.
Afdelingsbestyrelsens medlemmer og suppleanter har normalt tavshedspligt omkring kendskab til beboeres personlige forhold. Tavshedspligt omkring personsager bør indarbejdes i afdelingsbestyrelsens forretningsorden.
Bestyrelsen kan i forretningsordenen beslutte at tilbyde suppleanterne at deltage i bestyrelsens møder. Suppleanter har dog ikke stemmeret til møderne.
Ved at deltage i møderne får suppleanterne en fornemmelse af, hvad bestyrelsesarbejdet handler om. Deltagelse gør dem bedre rustet til på et tidspunkt at blive bestyrelsesmedlemmer.
Det er vigtigt, at bestyrelsen er enig om, hvordan og hvor meget suppleanterne skal deltage. I er ikke forpligtet til at inddrage suppleanter, hvis I for eksempel tror, det kan skade jeres samarbejde.
